ConnectVB e.V.

"Neun Monate Vorbereitung, unzählige Mails, Absprachen und jede Menge Vorfreude – und dann war es endlich so weit: Vom 2. bis 5. Juni 2025 waren wir als Team der Hochschule Heilbronn auf der weltweit größten Logistikmesse, der transport logistic in München, vertreten. 

Gemeinsam mit ConnectVB e.V. organisierten wir den Gemeinschaftsstand der Hochschule Heilbronn, auf dem sich 13 Partnerfirmen auf 240 Quadratmetern präsentierten.

Unser Konzept: ein Rundum-sorglos-Paket für unsere Standpartner, bei dem wir die ganze Organisation übernahmen – von der Gestaltung und dem Aufbau des Standes über Marketing, Catering und die Organisation einer großen Standparty bis zur persönlichen Betreuung vor Ort. Für unsere Partner bedeutete das: ankommen, auspacken, loslegen - und sich ganz auf ihre Messepräsenz konzentrieren.

Bereits im Herbst 2024 setzte sich unser 15-köpfiges Team aus Studierenden des 3. bis 7. Semesters zusammen. Nach einer strukturierten Aufgabenverteilung machten wir uns direkt an die Arbeit: Wir wählten einen Standbauer und eine Cateringfirma aus, entwickelten ein Marketingkonzept, sprachen potenzielle Partner an und organisierten mehrere Standpartnertreffen, um den gemeinsamen Auftritt optimal vorzubereiten. Nach und nach nahmen unsere Planungen konkrete Gestalt an, und mit jedem Schritt wuchs die Vorfreude auf die Messe.

(...) Am Montagmorgen starteten wir früh in den ersten Messetag: Um 7:30 Uhr machten wir uns auf den Weg zur Messe und begannen um 8 Uhr nach einer kurzen Einweisung mit den Vorbereitungen am Stand. Die Theke wurde bestückt, Getränke und Snacks vorbereitet und letzte Handgriffe erledigt, bevor sich um 9:30 Uhr die Tore für die Besucher öffneten. Über den Tag hinweg sorgten wir für die Verpflegung der Standpartner mit warmem Mittagessen, frischen Brezeln, Häppchen, Kaffee und kalten Getränken. Nachmittags fand außerdem täglich die Veranstaltungsreihe „Auf einen Espresso mit …“ statt, bei der sich Vertreter der Logistikbranche gemeinsam mit Herrn Marongiu vom VSL über aktuelle Themen austauschten – ein beliebter Treffpunkt, der jeden Nachmittag viele Besucher anlockte. Nach einem erfolgreichen Auftakt ließen wir den Montagabend bei einer Standparty des Nachbarstandes ausklingen.

Der Dienstag verlief ähnlich: wieder starteten wir um 7:30 Uhr und bereiteten alles für den Messetag vor. Auch an diesem Tag herrschte reger Betrieb am Stand. Unsere Routine saß, und doch blieb es spannend: zahlreiche Besucher, interessante Gespräche, und wieder die „Espresso“-Runde am Nachmittag. Am Abend besuchten wir erneut eine der Standpartys auf dem Messegelände und tauschten uns mit anderen Teilnehmern aus.

Am Mittwoch folgte schließlich das Highlight der Woche: unsere große Standparty „Meet Your Friends“. Nach dem gewohnten Ablauf am Morgen und einem gut besuchten Messetag begannen wir am Nachmittag mit den Vorbereitungen für den Abend. Ab 17 Uhr richteten der Cocktailservice und der DJ alles her, sodass um 18 Uhr die Party starten konnte. Der Stand war bis auf den letzten Platz gefüllt, die Stimmung ausgelassen: Es gab Cocktails, Bier und Wein sowie schwäbische Spezialitäten – Leberkäse und Maultaschen, frisch von unseren Professoren zubereitet und serviert. Für die musikalische Untermalung sorgte nicht nur der DJ, sondern auch Professor Dr. Hujer, der kurzerhand selbst ans DJ-Pult trat und die Menge begeisterte. Es wurde getanzt, gelacht und gefeiert – ein rundum gelungener Abend und der unbestrittene Höhepunkt der Messewoche.

Am Donnerstag ging es dann etwas ruhiger zu. Nach dem morgendlichen Aufbau leerten sich die Hallen allmählich, und gegen 16 Uhr begannen wir mit dem Abbau. Wir räumten Getränke und Cateringmaterialien weg, bauten Theken und Tische ab und machten den Stand bereit zur Übergabe. Den letzten Abend verbrachten wir in kleiner Runde bei einem entspannten gemeinsamen Essen in München.

Am Freitagmorgen traten wir schließlich die Heimreise nach Heilbronn an – müde, aber zufrieden mit dem, was wir in diesen intensiven Tagen geleistet hatten.

Die neun Monate intensiver Vorbereitung haben sich voll und ganz gelohnt. Wir konnten unsere Partner optimal betreuen, zahlreiche wertvolle Kontakte knüpfen und eine gelungene Messe erleben. Unser Team hat bewiesen, dass sich Engagement und gute Organisation auszahlen – und wir blicken schon jetzt mit Vorfreude auf die nächste Messe in zwei Jahren."