Datenschutzinformationen für die Verwendung der Drittanbieteranwendung Bebb im Rahmen der International Staff Weeks 2026

Stand: 20.10.2026

Wir möchten Ihnen nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Bebb zur Verfügung stellen.

1. Verantwortliche

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seiner Vertreter:

Hochschule Heilbronn
Max-Planck-Straße 39
74081 Heilbronn
Deutschland

Die Hochschule Heilbronn wird gesetzlich vertreten durch den Rektor, Herrn Prof. Dr.-Ing. Oliver Lenzen.

Tel.: 07131 / 504-0
E-Mail: info@hs-heilbronn.de
Website: www.hs-heilbronn.de

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben an unserer Hochschule einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Vertrauliche Anliegen zum Datenschutz können Sie gerne direkt an diesen richten:

Maximilian Musch
Tel: +49 (0) 7542 / 949 21 02
E-Mail: musch@dsbmm.de

Internes Datenschutzbüro:
Bei Fragen zum Datenschutz steht Ihnen ebenfalls das interne Datenschutzbüro der Hochschule Heilbronn zur Verfügung: dsb@hs-heilbronn.de

3. Ziele und Zwecke der Verarbeitung

Ziel der Verarbeitung ist es, die Teilnehmenden der HHN International Staff Weeks 2026 bei der beruflichen Vernetzung und dem fachlichen Austausch vor und während der Veranstaltung zu unterstützen. Hierzu verarbeitet Bebb die von den Teilnehmenden bei der freiwilligen Anmeldung und im Onboarding auf der Bebb Applikation bereitgestellten Angaben, insbesondere zu Person, Rolle, Institution, Interessen, Networking-Zielen und Expertise. Aus diesen Angaben erstellt Bebb mithilfe von KI ein für das Networking verwendetes Profil und vergleicht dieses innerhalb der jeweils beigetretenen Networking Spaces mit den Profilen anderer Teilnehmender (nur unter Bebb Usern, welche sich auch angemeldet haben). Auf dieser Grundlage werden passende Kontakte als sogenannte Matches mit einer kurzen Begründung vorgeschlagen. Gematchte Teilnehmende können anschließend über Bebb miteinander kommunizieren und weitere Schritte bzw. Treffen vereinbaren. Zusätzlich werden personenbezogene Daten verarbeitet, soweit dies für die Bereitstellung des Nutzerkontos, den technischen Betrieb, die Sicherheit und den Support der Anwendung erforderlich ist.

4. Beschreibung der Verarbeitungsvorgänge

Die Teilnehmenden erhalten Zugang zu den für die Staff Weeks eingerichteten Bebb Networking Spaces und legen sich freiwillig für die Nutzung von Bebb ein Nutzerkonto an. Die Anmeldung erfolgt über einen unterstützten Anmeldedienst (Google, LinkedIn oder Microsoft). Dabei erhält Bebb insbesondere die für die Anmeldung erforderliche Kontokennung, E-Mail-Adresse und den Namen sowie – soweit vom Anmeldedienst bereitgestellt – ein Profilbild.

Nach der Anmeldung durchlaufen die Teilnehmenden ein persönliches Onboarding. Dabei geben sie in einem privaten Chat mit einem KI-Agenten Informationen zu ihrer Person und ihrem gewünschten Networking an, insbesondere Name, Rolle bzw. Funktion, Institution, Interessen, Networking-Ziele und eigene Expertise bzw. Themen, zu denen ein Austausch mit anderen Teilnehmenden gewünscht ist. Aus diesen Angaben erstellt Bebb mithilfe eines KI-Systems eine strukturierte Profilzusammenfassung für das Networking. Der private Onboarding-Chat wird anderen Teilnehmenden nicht angezeigt.

Für die KI-gestützte Verarbeitung der Onboarding- und Networking-Inhalte setzt Bebb Gemini-Modelle von Google über Google Cloud Vertex AI ein. Die Verarbeitung erfolgt über den EU-Endpunkt in einem eigenen Google-Cloud-Projekt von Bebb. Hierzu werden die für die jeweilige Funktion erforderlichen Inhalte an Vertex AI übermittelt und dort verarbeitet, beispielsweise um Profilzusammenfassungen, Match-Vorschläge und kurze Begründungen für vorgeschlagene Kontakte zu erstellen. Weder Bebb noch Google verwenden die Daten zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen.

Anschließend vergleicht Bebb die für das Networking relevanten Profilinformationen innerhalb der Networking Spaces, denen die jeweilige Person beigetreten ist, mit den Informationen anderer Mitglieder. Wird eine mögliche relevante Verbindung erkannt, erstellt Bebb einen Match-Vorschlag mit einer kurzen Begründung. Die Empfehlungen dienen ausschließlich der Unterstützung des Networkings. Sie sind Vorschläge; Bebb trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über die Teilnehmenden.

Bei einem Match werden die für die Kontaktanbahnung vorgesehenen Informationen und die Match-Zusammenfassung den jeweils gematchten Personen zugänglich gemacht. Gematchte Teilnehmende können anschließend innerhalb von Bebb direkt miteinander kommunizieren, nächste Schritte vereinbaren und gegebenenfalls Termine vorschlagen. Nachrichten im direkten Match-Chat werden gespeichert und mit der jeweiligen gematchten Person geteilt.

Soweit in einem Staff-Weeks-Space ein Host- oder Concierge-Agent eingesetzt wird, können Teilnehmende auch mit diesem KI-System interagieren. Ein Host- oder Concierge-Agent hat Informationen zum Networking Space und kann entsprechend Fragen zu diesem beantworten. Im Kontext der Staff Weeks beispielsweise zum Ablauf, der Agenda und den Angeboten der Staff Weeks. In diesem Fall kann die jeweilige Space-Verwaltung die vom Host-Agenten erzeugte Zusammenfassung sowie die damit zusammenhängenden Nachrichten einsehen. Feedback- oder Supportnachrichten können durch das Bebb-Team eingesehen werden.

Für den technischen Betrieb werden die Daten in der von Bebb eingesetzten Hosting- und Datenbankinfrastruktur bei Railway verarbeitet. Die genutzte Railway Infrastruktur ist in Amsterdam, Niederlande. Dabei fallen außerdem technische Protokolldaten an, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt und Art einer Anfrage, Antwortstatus sowie Informationen zu Browser und Betriebssystem. Diese Daten werden für den Betrieb, die Fehleranalyse und die Erkennung von Missbrauch oder Sicherheitsvorfällen verarbeitet. Für Service-E-Mails und Benachrichtigungen, beispielsweise zu neuen Matches oder einem Space, wird zudem ein E-Mail-Dienstleister eingesetzt. Die von Bebb eingesetzten Dienstleister sind im Abschnitt „Empfänger der Daten innerhalb der EU“ aufgeführt.

5. Datenarten/-kategorien

Erhoben und verarbeitet werden im Rahmen der Nutzung von Bebb folgende allgemeine personenbezogene Daten:

Stammdaten: insbesondere Name sowie ggf. Profilbild
Kontaktdaten und Anmeldedaten: insbesondere E-Mail-Adresse sowie die zur Anmeldung über Google, LinkedIn oder Microsoft erforderliche Kontokennung
Berufs- und Organisationsdaten: insbesondere Rolle bzw. Funktion und Institution/Organisation (falls vom User beim Onboarding angegeben)
Networking- und Profildaten: insbesondere Interessen, Networking-Ziele, gewünschte Austauschthemen sowie Angaben zur eigenen Expertise und zu Themen bzw. Angeboten, die für andere Teilnehmende relevant sein können (wie vom User beim Onboarding angegeben)
Onboarding- und Kommunikationsdaten: Inhalte des privaten Onboarding-Chats sowie, soweit die entsprechenden Funktionen genutzt werden, Nachrichten in Match-, Host- oder Concierge-Chats, Feedback- und Supportnachrichten und Terminvorschläge
Von Bebb abgeleitete bzw. erzeugte Daten: insbesondere Profilzusammenfassungen, Match-Vorschläge, Match-Zusammenfassungen und Begründungen für vorgeschlagene Kontakte sowie Informationen zum Verlauf eines Matches
Nutzungs- und Benachrichtigungsdaten: insbesondere Informationen über die Nutzung der Anwendung, Beitritt und Nutzung der jeweiligen Networking Spaces, Benachrichtigungen und getroffene Opt-in-Entscheidungen
Technische Daten: insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit von Anfragen, angeforderte Ressourcen, Antwortstatus sowie Informationen zu Browser und Betriebssystem und weitere für Betrieb, Sicherheit und Fehleranalyse erforderliche technische Protokolldaten.

Erhoben und verarbeitet werden im Rahmen der Nutzung von Bebb folgende besonders schützenswerte personenbezogene Daten:

Keine planmäßige Verarbeitung. Bebb ist nicht für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO bestimmt. Hierzu zählen insbesondere Daten über Gesundheit, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, politische Meinungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische oder biometrische Daten sowie Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung. Die Teilnehmenden werden ausdrücklich darauf hingewiesen, solche Daten nicht in Bebb einzugeben.

6. Quellen der Datenerhebung

Wir verarbeiten die Daten, die uns im Zusammenhang mit der Nutzung von Bebb im Rahmen der HHN International Staff Weeks 2026 zur Verfügung gestellt wurden. Die personenbezogenen Daten stammen überwiegend direkt von den Teilnehmenden selbst, insbesondere aus der Anmeldung bei Bebb, dem Onboarding, den dort gemachten Profil- und Networking-Angaben sowie aus Nachrichten, Terminvorschlägen und Feedback innerhalb der Anwendung. Weitere Daten erhalten wir vom jeweils verwendeten Anmeldedienst (Google, LinkedIn oder Microsoft), insbesondere Kontokennung, E-Mail-Adresse, Name und – soweit verfügbar – ein Profilbild. Sofern Teilnehmende durch die Space-Verwaltung eingeladen werden, können außerdem Daten wie die E-Mail-Adresse aus einer Einladungsliste sowie Informationen zum jeweiligen Networking Space von der Space-Verwaltung bereitgestellt werden. Darüber hinaus entstehen im Rahmen der Nutzung Daten durch die Verarbeitung in Bebb selbst, insbesondere abgeleitete Profilzusammenfassungen, Match-Zusammenfassungen und Informationen zu Agenteninteraktionen. Technische Nutzungs- und Protokolldaten werden bei der Nutzung der Anwendung automatisch durch die eingesetzte Infrastruktur erhoben.

7. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist die Einwilligung der Teilnehmenden nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ihre Einwilligung erteilen Sie bei der Registrierung in Bebb. Sie können sie jederzeit und ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierfür genügt eine formlose E-Mail an hello@usebebb.com oder die Löschung Ihres Kontos in Bebb. Alternativ können Sie sich auch direkt an die die HHN per E-Mail an dsb@hs-heilbronn.de wenden. Nach dem Widerruf wird Ihr Konto deaktiviert, und Ihre Daten werden wie im Abschnitt „Speicher- und Löschfristen“ beschrieben gelöscht. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

8. Weitere Datenschutzinformationen

8.1 Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung (Profiling)

Bebb wertet Ihre Profilangaben mithilfe von KI aus, um Ihnen passende Kontakte vorzuschlagen. Dabei handelt es sich um Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO, nicht jedoch um eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Die Match-Vorschläge sind unverbindliche Empfehlungen. Ob ein Kontakt zustande kommt, entscheiden allein Sie und die vorgeschlagene Person. Ein Vorschlag oder sein Ausbleiben hat keine Auswirkungen auf Ihre Teilnahme an den Staff Weeks, auf Ihr Beschäftigungs- oder Studienverhältnis oder auf sonstige Rechte. Er entfaltet daher weder rechtliche Wirkung noch beeinträchtigt er Sie in ähnlich erheblicher Weise.

8.2 Umfang der Pflichten, uns Daten bereitzustellen

Die Nutzung von Bebb ist freiwillig und gesetzlich nicht vorgeschrieben. Die Teilnahme an den HHN International Staff Weeks 2026 und an allen Programmpunkten ist auch ohne Bebb uneingeschränkt möglich. Wenn Sie Bebb nicht nutzen oder Ihre Einwilligung widerrufen, entstehen Ihnen dadurch keinerlei Nachteile. Für die Nutzung von Bebb sind ein Nutzerkonto, die Anmeldung über Google, LinkedIn oder Microsoft sowie die für das Networking erforderlichen Onboarding-Angaben notwendig. Ohne diese Angaben können die Networking- und Matching-Funktionen nicht genutzt werden.

8.3 Speicher- und Löschfristen

Ihre im Rahmen der HHN International Staff Weeks 2026 verarbeiteten Onboarding-, Matching-, Chat-, Feedback- und zugehörigen Daten werden in den Bebb-Produktivsystemen gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch 30 Tage nach Ende der Staff Weeks, also spätestens am 06.12.2026. Soweit diese Daten durch von Bebb eingesetzte Dienstleister verarbeitet werden, erfolgt deren Löschung nach Maßgabe der jeweils geltenden vertraglichen Lösch- und Aufbewahrungsfristen.

9. Empfänger

Im Zusammenhang mit Bebb erhalten konkret folgende Stellen Daten

Bebb betreibt die Plattform als Auftragsverarbeiter der Hochschule Heilbronn auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Bebb darf die Daten nur nach Weisung der Hochschule verarbeiten und nicht für eigene Zwecke nutzen, insbesondere nicht zum Training von KI-Modellen. Feedback- und Supportnachrichten werden vom Bebb-Team bearbeitet.
Unterauftragsverarbeiter von Bebb, die mit Zustimmung der Hochschule eingesetzt werden, sind Google Cloud EMEA Limited, Dublin, Irland (KI-Verarbeitung über Google Cloud Vertex AI), Railway Corporation, San Francisco, USA (Hosting und Datenbank, Rechenzentrum in Amsterdam, Niederlande) und Brevo, Paris, Frankreich (Versand von Service-E-Mails).
Andere Teilnehmende sehen bei einem Match die für die Kontaktanbahnung vorgesehenen Profilangaben und die Match-Zusammenfassung sowie die Nachrichten im jeweiligen Match-Chat.
Das Organisationsteam der Hochschule (Space-Verwaltung) kann die Liste der Teilnehmenden sowie Zusammenfassungen und Nachrichten aus Host- bzw. Concierge-Chats einsehen.
Google, LinkedIn und Microsoft erhalten bei der Anmeldung die Information, dass Sie sich bei Bebb anmelden. Sie handeln dabei als eigenständige Verantwortliche nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen.

Eine Übermittlung in Staaten außerhalb des EWR (sog. Drittstaaten) ist in folgenden Fällen möglich:

Google Cloud (Vertex AI). Die KI-Verarbeitung erfolgt nach den vertraglichen Datenresidenz-Zusagen von Google in der EU, gespeicherte Daten verbleiben in der EU. Für Dienst-Metadaten, Supportfälle und Zugriffe durch Personal außerhalb der EU ist eine Übermittlung an die Google LLC in den USA nicht ausgeschlossen. Garantie hierfür ist der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), unter dem die Google LLC zertifiziert ist, sowie ergänzend die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) in den Vertragsbedingungen von Google Cloud.
Railway. Die Daten werden in einem Rechenzentrum in Amsterdam gespeichert. Die Railway Corporation hat ihren Sitz in den USA, ein Zugriff aus den USA ist daher möglich. Garantie hierfür sind die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags von Railway sind.
Anmeldedienste. Bei der Anmeldung über Google, LinkedIn oder Microsoft können Daten durch diese Anbieter in die USA übermittelt werden. Hierfür sind die Anbieter selbst verantwortlich.

10. Ihre Rechte

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie uns gegenüber Ihre Datenschutzrechte geltend machen. Ihre Anträge über die Ausübung Ihrer Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich oder per E-Mail an die oben angegebene Anschrift adressiert werden.

Sie haben das Recht, von uns Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten nach den Regeln von Art. 15 DSGVO (ggf. mit Einschränkungen nach § 9 LDSG) zu erhalten.
Auf Ihren Antrag hin werden wir die über Sie gespeicherten Daten nach Art. 16 DSGVO berichtigen, wenn diese unzutreffend oder fehlerhaft sind.
Wenn Sie es wünschen, werden wir Ihre Daten nach den Grundsätzen von Art. 17 DSGVO löschen, sofern andere gesetzliche Regelungen (z.B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Einschränkungen nach § 10 LDSG) oder ein überwiegendes Interesse unsererseits (z. B. zur Verteidigung unserer Rechte und Ansprüche) dem nicht entgegenstehen.
Unter Berücksichtigung der Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO können Sie von uns verlangen, die Verarbeitung Ihrer Daten einzuschränken.
Ferner können Sie gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch nach Art. 21 DSGVO einlegen, aufgrund dessen wir die Verarbeitung Ihrer Daten beenden. Dieses Widerspruchsrecht gilt nur bei Vorliegen besonderer Umstände Ihrer persönlichen Situation, wobei Rechte unseres Hauses Ihrem Widerspruchsrecht ggf. entgegenstehen können.
Auch haben Sie das Recht, Ihre Daten unter den Voraussetzungen von Art. 20 DSGVO in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder sie einem Dritten zu übermitteln.
Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Ferner steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO).

Die zuständige Aufsichtsbehörde im Land Baden-Württemberg:

Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Internet: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de