Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen)
Die Hochschule Heilbronn nimmt E-Rechnungen gemäß der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg (ERechVOBW) über den zentralen Rechnungseingang des Landes Baden-Württemberg entgegen. Für eine reibungslose Verarbeitung sind bestimmte Pflichtangaben zu beachten. Insbesondere muss jede E-Rechnung die korrekte Leitweg-ID der Hochschule enthalten.
Wir nehmen grundsätzlich ausschließlich E-Rechnungen an. Nur in Ausnahmefällen nehmen wir die Regelungen laut Wachstumschancengesetz in Anspruch, wonach z.B. Kleinbetragsrechnungen ≤ 250 € noch als pdf-Rechnung per E-Mail an zahlstelle@hs-heilbronn.de angenommen werden.
Annahmevoraussetzungen E-Rechnungen
- Die hochgeladene Rechnungsdatei muss grundsätzlich dem Datenaustauschstandard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung entsprechen sowie die Vorgaben der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg (ERechVOBW) und der Nutzungsbestimmungen für Rechnungssteller des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg erfüllen. Anstatt des Datenaustauschstandards XRechnung kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entspricht.
- In der Rechnung müssen Sie die Leitweg-ID des Rechnungsempfängers angeben. Diese erhalten Sie vom Rechnungsempfänger.
Verfahren zur Einreichung von E-Rechnungen
Schritt 1: E-Rechnung validieren
Vor der Einreichung empfehlen wir die Prüfung der E-Rechnung mit dem E-Rechnungsvalidator des Landes Baden-Württemberg:
https://erechnungsvalidator.service-bw.de/
Schritt 2: E-Rechnung übermitteln
Die Übermittlung der E-Rechnung erfolgt über den zentralen Rechnungseingang des Landes Baden-Württemberg:
- Upload im Online-Portal:service-bw.de/erechnung oder
- E-Mail-Übermittlung:rechnung@service-bw.bwl.de
- Pflichtangabe: die Leitweg-ID des jeweiligen Campus
Die Leitweg-IDs der Hochschule Heilbronn lauten:
| Standort | Leitweg-ID |
|---|---|
Heilbronn | 08-A1415-76 |
Künzelsau | 08-A2082-15 |
Schwäbisch Hall | 08-A6409-32 |
Schritt 3: Prüfung durch die Hochschule Heilbronn
Nach Eingang wird die E-Rechnung durch die Hochschule Heilbronn geprüft. Unvollständige oder fehlerhafte E-Rechnungen können nicht automatisiert verarbeitet werden und müssen an den Rechnungssteller zurückgegeben werden. Hierdurch können sich Zahlungsfristen und Bearbeitungszeiten verlängern. Daher wird empfohlen, die Rechnung vorab zu validieren.
An wen kann ich mich bei Fragen wenden?
Finanzabteilung: finanzabteilung@hs-heilbronn.de
Zahlstelle: zahlstelle@hs-heilbronn.de
Wer hilft bei technischen Problemen mit dem zentralen Rechnungseingang?
Service-Hotline des Landes Baden-Württemberg: 0711 / 21844 599.
