E-Rechnung: Zentraler Rechnungseingang
Seit dem 01. Januar 2022 sind öffentliche Auftragnehmer der Hochschule Heilbronn nach § 4a E-Government-Gesetz Baden-Württemberg in Verbindung mit der E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg grundsätzlich zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet - bis 31.12.2025 besteht die Pflicht erst ab 1.000 € ohne Umsatzsteuer.
Ab 01.01.2026 nehmen wir grundsätzlich ausschließlich E-Rechnungen an.
Nur in Ausnahmefällen nehmen wir die Regelungen laut Wachstumschancengesetz in Anspruch, wonach z.B. für Kleinbetragsrechnungen ≤ 250 € pdf-Rechnungen noch angenommen werden.
Die Hochschule Heilbronn ist verpflichtet, jeden Lieferanten und Dienstleister über diese Pflicht in Kenntnis zu setzen. Die neuen Beschaffungsformulare werden künftig die Regelungen zum 01.01.2026 enthalten. Bitte klären Sie die Rechnungsstellung bereits bei der Angebotsanfrage.
Bei Fragen und in Einzelfällen wenden Sie sich gerne an die Ansprechpersonen in der Finanzabteilung (finanzabteilung@hs-heilbronn.de) und der zentralen Beschaffung (beschaffung@hs-heilbronn.de).
Vorgaben und Anleitung
Für eine elektronische Rechnungsstellung verwenden Sie bitte ausschließlich den zentralen Rechnungseingang https://service-bw.de/erechnung unter Angabe der Leitweg-ID.
Ihr Rechnungsdokument muss dazu im Standard XRechnung oder einem anderen der Norm EN 16931 entsprechenden Format erstellt werden und im Feld Buyer-Reference (BT-10) unsere Leitweg-ID aufweisen.
Es gelten die über https://service-bw.de/erechnung einsehbaren Nutzungsbedingungen des Zentralen Rechnungseingangs Baden-Württemberg in der zum Zeitpunkt der Einbringung der elektronischen Rechnung gültigen Fassung.
Leitweg-ID
Standort Heilbronn: 08-A1415-76
Standort Künzelsau: 08-A2082-15
Standort Schwäbisch Hall: 08-A6409-32
FAQs zur E-Rechnung
Eine elektronische Rechnung ist laut ERechVOBW eine Rechnung, welche in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.
Ein Beispiel für eine E-Rechnung sehen sie hier.
Rechnungen wie z.B. im pdf-Format sind keine E-Rechnungen nach dieser Vorschrift.
Die Leitweg-ID ist eine Pflichtangabe in der E-Rechnung. Nur mit der Angabe der Leitweg-ID kann die E-Rechnung über den zentralen Rechnungseingang bei https://service-bw.de/erechnung der Hochschule Heilbronn zugeordnet werden. Nur mit der Angabe der Leitweg-ID kann die Bezahlung einer Rechnung angestoßen werden.
Sie übermitteln die E-Rechnung über den zentralen Rechnungseingang bei
https://service-bw.de/erechnung unter Angabe einer Leitweg-ID, damit die
Rechnung auch der Hochschule Heilbronn zugeordnet werden kann.
E-Rechnungen werden nur in diesen strukturierten elektronischen Rechnungsformaten unterstützt:
• XML-Dokument im Standard X-Rechnung oder konform zur EU-Norm 16931
• PDF-Dokument im Format ZUGFeRD 2.0 (PDF mit eingebettetem, strukturierten XMLDokument, das der EU-Norm entspricht)
Die Inhalte einer E-Rechnung sind verpflichtend mit der Bankverbindung, den Zahlungsbedingungen, der E-Mailadresse des Rechnungsstellers oder Rechnungssenders, den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen und der Leitweg-ID.
Es wird davon ausgegangen, dass die gängige Buchhaltungssysteme in nächster Zeit Funktionalitäten zur Erzeugung von elektronischen Rechnungen im Standard XRechnung anbieten werden. Alternativ bieten verschiedene Anbieter den Unternehmen die Erstellung einer E-Rechnung an.
Weitere Informationen über den zentralen Rechnungseingang können Sie unter
https://service-bw.de/erechnung einsehen.
Die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen aus dem Nicht-EU-Ausland ist nach § 3 Abs. 4 ERechVOBW nicht verpflichtend, wenn der Rechnungssteller nicht über die erforderlichen technischen Möglichkeiten verfügt.
Die E-Rechnungen sollen künftig nach § 8 ERechVOBW von der Ausstellung bis zur Archivierung medienbruchfrei verarbeitet werden.
Das Serviceportal service-bw.de nimmt die E-Rechnungen für Einrichtungen des Landes zentral an. Bei der Übermittlung über das Serviceportal werden die Inhalte der E-Rechnung auf Vollständigkeit oder auf Schadprogramme geprüft.
Rechnungen bis einschließlich 1.000 € netto werden bis zum 31.12.2025 in dieser Form angenommen. Ab 01.01.2026 dürfen ausschließlich E-Rechnungen angenommen werden.
Die Rechnungen bis einschließlich 1.000 € netto werden bis 31.12.2025 als pdf etc. angenommen unter:
Standort Heilbronn: zahlstelle@hs-heilbronn.de
Standort Künzelsau: rechnungen-kuen@hs-heilbronn.de
Standort Schwäbisch Hall: verwaltung-sha@hs-heilbronn.de
Bei technischen Fragen zum zentralen Rechnungseingang für E-Rechnungen wenden Sie sich bitte an: service-bw@im.bwl.de
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