E-Rechnung: Zentraler Rechnungseingang

Eine elektronische Rechnung ist laut ERechVOBW eine Rechnung, welche in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.

Ein Beispiel für eine E-Rechnung sehen sie hier.

Rechnungen wie z.B. im pdf-Format sind keine E-Rechnungen nach dieser Vorschrift.

Die Leitweg-ID ist eine Pflichtangabe in der E-Rechnung. Nur mit der Angabe der Leitweg-ID kann die E-Rechnung über den zentralen Rechnungseingang bei https://service-bw.de/erechnung der Hochschule Heilbronn zugeordnet werden. Nur mit der Angabe der Leitweg-ID kann die Bezahlung einer Rechnung angestoßen werden.

Sie übermitteln die E-Rechnung über den zentralen Rechnungseingang bei https://service-bw.de/erechnung unter Angabe einer Leitweg-ID, damit die Rechnung auch der Hochschule Heilbronn zugeordnet werden kann.

E-Rechnungen werden nur in diesen strukturierten elektronischen Rechnungsformaten unterstützt:

• XML-Dokument im Standard X-Rechnung oder konform zur EU-Norm 16931

• PDF-Dokument im Format ZUGFeRD 2.0 (PDF mit eingebettetem, strukturierten XMLDokument, das der EU-Norm entspricht)

Die Inhalte einer E-Rechnung sind verpflichtend mit der Bankverbindung, den Zahlungsbedingungen, der E-Mailadresse des Rechnungsstellers oder Rechnungssenders, den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen und der Leitweg-ID.

Es wird davon ausgegangen, dass die gängige Buchhaltungssysteme in nächster Zeit Funktionalitäten zur Erzeugung von elektronischen Rechnungen im Standard XRechnung anbieten werden. Alternativ bieten verschiedene Anbieter den Unternehmen die Erstellung einer E-Rechnung an.

Die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen aus dem Nicht-EU-Ausland ist nach § 3 Abs. 4 ERechVOBW nicht verpflichtend, wenn der Rechnungssteller nicht über die erforderlichen technischen Möglichkeiten verfügt.

Ab dem 01.01.2026 dürfen unabhängig vom Rechnungsbetrag ausschließlich E-Rechnungen angenommen werden.

Die E-Rechnungen sollen künftig nach § 8 ERechVOBW von der Ausstellung bis zur Archivierung medienbruchfrei verarbeitet werden.

Das Serviceportal service-bw.de nimmt die E-Rechnungen für Einrichtungen des Landes zentral an. Bei der Übermittlung über das Serviceportal werden die Inhalte der E-Rechnung auf Vollständigkeit oder auf Schadprogramme geprüft.

Rechnungen bis einschließlich 1.000 € netto werden bis zum 31.12.2025 in dieser Form angenommen. Ab 01.01.2026 dürfen ausschließlich E-Rechnungen angenommen werden.

Die Rechnungen bis einschließlich 1.000 € netto werden bis 31.12.2025 als pdf etc. angenommen unter:

Standort Heilbronn: zahlstelle@hs-heilbronn.de

Standort Künzelsau: rechnungen-kuen@hs-heilbronn.de

Standort Schwäbisch Hall: verwaltung-sha@hs-heilbronn.de

Bei technischen Fragen zum zentralen Rechnungseingang für E-Rechnungen wenden Sie sich bitte an: service-bw@im.bwl.de