Wie KMU zu Botschaftern für IT-Innovationen werden

Nach mehr als einem Jahr intensiver Forschung und Planung ist das Projekt INNOTRAIN IT in die Praxis-Phase gestartet: 19 IT-Mitarbeiter, Inhaber und Geschäftsführer kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) haben im ersten Training erfahren, wie Geschäftsprozesse mit IT-Services optimiert werden können. Erklärtes Projektziel ist die Schulung von KMU in IT Service Management und damit die Ausbildung von 1.000 Botschaftern für IT-Innovationen.

Man stelle sich vor: Unternehmensgründer und Inhaber Charly liegt im Clinch mit seinem IT-Verantwortlichen. Dieser ist mit seinen Aufgaben überlastet, kommt mit der Arbeit kaum nach, und seine Forderungen nach Innovationen und Verbesserungen werden von Charly nicht verstanden.

So oder so ähnlich haben das auch die meisten Teilnehmer des Trainings „Learn how to simplify your IT – Prozesse in KMU optimieren“ am 8. Juni in Stuttgart schon erlebt: Walburga Supper beispielsweise sagt, sie habe an ihrem alten Arbeitsplatz oft unter diesem „nichtgelösten IT-Problem gelitten“. Jetzt ist sie selbstständige Unternehmensberaterin und will es besser machen.

INNOTRAIN IT zeigt Menschen wie ihr neue Lösungswege mit dem überarbeiteten Konzept des IT Service Managements (ITSM) auf. Ein Ziel der kostenfreien Veranstaltung ist die Übernahme der Philosophie, wie Dr. Claus Hoffmann von der Beatrix Lang GmbH, einem der Projektpartner in Baden-Württemberg, erklärt: „Die Geschäfts- und IT-Strategien müssen zusammenpassen, damit ein Austausch zwischen Business- und IT-Welt entstehen kann. Das sollen die Teilnehmer aus dem Training mitnehmen.“ Hoffmann leitet die Trainings im Projekt INNOTRAIN IT. „Die Projektpartner haben sich große Ziele gesetzt: Bis März 2013 wollen wir allein in Baden-Württemberg mehr als 200 kleine und mittelständische Unternehmen schulen“, ergänzt Kirsten Platz, Koordinatorin des Projekts bei der MFG Baden- Württemberg.

INNOTRAIN IT will KMU fit in IT Service Management machen

Doch am Anfang steht die Frage: Was genau ist ITSM eigentlich? ITSM setzt sich zusammen aus IT, Service und Management. Damit wird der Schwerpunkt von der IT auf den Service verlagert: Im Mittelpunkt steht die Unterstützung und Optimierung eines Geschäftsprozesses durch die IT. Das Service Management steuert dann wiederum diese Prozesse und kann somit die „Good Practises“, also die für das eigene Unternehmen am besten geeigneten Anwendungen, umsetzen. Dabei orientiert sich ITSM vor allem an Service, Kunden und Prozessen und setzt auf Wirtschaftlichkeit und Qualität. ITSM soll als ganzheitliche Denkweise gesehen werden. „Wenn die Grundprinzipien verinnerlicht und gelebt werden, wird das Management der IT in einem Unternehmen sehr viel einfacher und effizienter“, so Philipp Küller von der Hochschule Heilbronn. Er hat die Methoden des Projekts mitentwickelt und stellt sie den Teilnehmern vor. Grundlage der Methoden war die Projektstudie von INNOTRAIN IT: Insgesamt 200 Unternehmen aus sechs Partnerregionen in Zentraleuropa hatten sich daran beteiligt – und die Ergebnisse können sich sehen lassen: Bis zu 20 Prozent der IT-Kosten können KMU einsparen, wenn sie ITSM konsequent anwenden. Die Hochschule Heilbronn hat die Studie federführend mit durchgeführt und ist auf weitere interessante Ergebnisse gestoßen: Wenn die durch ITSM frei werdenden Ressourcen für Innovationen auf der Infrastrukturebene eingesetzt werden, sind Effizienzsteigerungen von bis zu 58 Prozent möglich.

Im Training entwerfen die Teilnehmer ein Geschäftsmodell

Wichtig ist allerdings, dass die Philosophie auch tatsächlich verinnerlicht wird. Im Training können die Teilnehmer in Zweiergruppen deswegen am PC gleich Nägel mit Köpfen machen und eine neue Strategie für Charly aus der Fallstudie entwerfen. Sie versuchen sich dabei an der Software, mit der die neuen IT-Services geplant werden. Unklarheiten sind schnell ausgeräumt, Projektmitarbeiter von INNOTRAIN IT erklären die Software und wie sie hilft, die eben gehörte Theorie anzuwenden.

Am Ende hat fast jede Gruppe IT-Services am Beispiel eines Webshops für Charly eingerichtet und dabei für sich selbst etwas mitgenommen: „Wir waren mit unserem 15-Mann-Betrieb schon ein bisschen in Richtung ITSM unterwegs. Die Veranstaltung hat mir jetzt gezeigt, dass der Weg richtig ist. Nicht nur die Technik ist wichtig bei der IT, sondern auch der menschliche Faktor und die ganzheitliche Ansicht. Darin fühle ich mich natürlich nach der Veranstaltung bestärkt“, sagt Jan Emele. Er ist Project Manager bei der dmc software GmbH, einem IT-Dienstleister und weiß jetzt, wie in Zukunft Kunden noch besser betreut werden können.

Auch Emmerich Hernadi vom Landesmedienzentrum nimmt aus der Schulung etwas mit, „obwohl meine Erwartungen nicht direkt erfüllt wurden. Ich hatte mit mehr Praxisbeispielen gerechnet, zum Beispiel kann IT-Sourcing, IT-Outsourcing und Cloud- Computing zur Vereinfachung der IT beitragen. Dennoch bin ich froh um den Austausch mit den anderen T eilnehmern – daraus allein kann man viel lernen. Um im ITSM die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Veränderungsprozess zu begleiten, werden wir aber wohl noch einige interne Coachings brauchen, damit die Philosophie Fuß fassen kann.“

Das Feedback kommt bei den Trainern an: „Wie man die Innovationen konkret im Unternehmen umsetzt, die neue Philosophie in die Organisation implementiert, daran wollen wir bis zur nächsten Schulung noch etwas feilen“, sagt Dr. Claus Hoffmann, „damit bei den Teilnehmern auch besser rüber kommt, wie man damit seine IT effektiver gestalten kann. Auch werden wir versuchen mehr Praxisbeispiele zu bringen, um die Situation der Teilnehmer noch stärker zu berücksichtigen.“ Bis zu den nächsten Schulungen im September sollen die Verbesserungen stehen, genauso wie die Plattform für die Online-Trainings. Teilnehmerin Walburga Supper weiß dagegen bereits jetzt: „Für die IT in meinem Unternehmen suche ich mir nun einen Partner auf Augenhöhe, und nicht einfach irgendeinen IT-ler.“

Bilder & Text: Niko Sokoliuk