Empfehlungen zur Benutzung der (Personal)-E-Mail-Verteiler
Die E-Mail-Verteiler für das Hochschul-Personal wurden ursprünglich eingerichtet, um die papierlose Kommunikation an der Hochschule einzuführen und letztendlich auch durchzusetzen. Die Verteilung von Informationen über das Medium "E-Mail" kann als Fortschritt gegenüber der Verteilung von Informationen mit Papier betrachtet werden, da mit viel weniger Aufwand und zeitnah Informationen verteilt werden können. Damit sich dieser Vorteil nicht durch eine unnötige Informationsflut in das Gegenteil verkehrt, empfiehlt das Rechenzentrum die Einhaltung folgender Regeln:
- Nutzen Sie die E-Mail-Verteiler nur zur Verteilung von hochschulrelevanten Informationen.
- Speziell die Personal-E-Mail-Verteiler wurden nicht als Diskussionsforen eingerichtet. Wenn Sie Rückfragen oder Anmerkungen zu einer E-Mail haben, wenden Sie sich bitte ausschließlich an den Absender und achten Sie unbedingt darauf, dass Ihre Antwort/Anfrage nicht auch noch zusätzlich an die gesamte Verteilerliste gesendet wird. Zeitgemäße E-Mail-Programme unterstützen dies, wenn beim Antworten "nur an den Absender" (verbal ausgedrückt) ausgewählt wird.
- Jedes zeitgemäße E-Mail-Programm bietet Möglichkeiten der Filterung und auch die Möglichkeit, E-Mails ungesehen zu löschen (mit und ohne Filter). Um die Filterung zu vereinfachen, wird in der Betreffzeile der E-Mail der Name der Liste vorangestellt.
Die Austragung aus den E-Mail-Listen des Personals ist erst nach dem Ausscheiden aus der Hochschule möglich, da darüber auch wichtige Informationen der zentralen Einrichtungen und der Hochschulleitung sowie standortbezogene Informationen verteilt werden.
Eine Übersicht der Personal-E-Mail-Verteiler und die daraus gebildeten Sammel-E-Mail-Adressen finden Sie im Portal des Rechenzentrums.